جريدة دار الخليج - الثلاثاء 18 اغسطس 2009

تعزيزاً لأنظمة الجودة والتميز المؤسسي
استحداث وحدات إدارية وتنظيمية في بلدية عجمان

عجمان رامي عايش:
أصدر الشيخ راشد بن حميد النعيمي رئيس دائرة البلدية والتخطيط بعجمان القرار رقم 94 لسنة 2009 بشأن استحداث وحدات إدارية تعزيزاً لتطبيق أنظمة الجودة والتميز المؤسسي، وتقوية العلاقات مع العملاء والمراجعين، ورفع نسبة رضاهم عن الخدمات المقدمة اليهم .
جاء في القرار أنه بعد الاطلاع على المرسوم الأميري رقم 14 لسنة ،2006 ووفقاً لمقتضيات تنفيذ السياسة والاستراتيجية العامة للدائرة، وتعزيزاً للتطبيق الفعال لأنظمة الجودة والتميز المؤسسي، ولأغراض إدارة الشراكات والمقارنات للمعيارية والمعلومات والمعرفة، وتقوية لعلاقات المتعاملين، وبناء على توصية لجنة تصميم وتحديث ومراجعة الهيكل التنظيمي بالدائرة، ولحسن سيرة العمل بالدائرة تقرر استحداث وحدات، حيث تستحدث بموجب هذا القرار الوحدات الإدارية والتنظيمية الواردة بالمادة (2) تالياً من مواد القرار، وتلحق بالهيكل التنظيمي للدائرة .
وجاء في القرار أن الوحدات المستحدثة هي وحدة الشراكة، وتتبع لإدارة الشؤون الإدارية قسم العلاقات العامة والإعلام، ومهماتها تتلخص في تحديد الشركاء الرئيسيين (محلياً وإقليمياً وعالمياً) في القطاعين الحكومي والخاص، بما يتفق مع استراتيجية الدائرة، ورسم إطار وحدود الشراكة بما يحقق المنفعة المتبادلة، كما يقدم قيمة مضافة لجميع الاطراف، ويضمن تبادل المعرفة المؤسسية، والتوافق الثقافي والمؤسسي مع الشركاء على كافة المؤسسات، ودعم ومساندة جهود التطوير المؤسسي للدائرة وشركائها، العمل المشترك لتحسين أداء العمليات وتبسيط الإجراءات وتطوير خدمات المتعاملين .
كما تم استحداث وحدة المعلومات والمعرفة وتتبع لإدارة تقنية المعلومات مع مدير الإدارة مباشرة، وتتمثل مهماتها بالمحافظة على المخزون الفكري للموارد البشرية، وتوثيق المعارف الضمنية في الدائرة واستثمارها في تنمية المعارف الفردية، وتوجيه المعلومات لدعم الاستراتيجية والتفكير الإبداعي بالدائرة، ودعم اتخاذ القرار من خلال سهولة الوصول للمعلومات والمعارف وضمان حداثة ودقة وشمولية وتكامل وأمن المعلومات والمعرفة بالدائرة .
واستحدثت كذلك وحدة العمليات، وتتبع لإدارة التميز المؤسسي قسم الجودة والتطوير، وتتمثل مهماتها بتحديد وتصميم العمليات اللازمة لتنفيذ السياسة والاستراتيجيات العامة بالدائرة، وإيجاد نظام لإدارة العمليات، وتوثيق أنظمة وأدلة العمل، ومراجعة العمليات وتحسينها، ومعالجة الموضوعات المتعلقة بالتداخل والازدواجية في أداء المهام وتقديم الخدمات، وتصميم وتطوير وتقديم الخدمات بناء على احتياجات المتعاملين وتوقعاتهم .
تضاف الى ذلك وحدة علاقات المتعاملين، وتتبع لإدارة الشؤون الإدارية - مركز التواصل، وحددت مهماتها بتحديد متطلبات الاتصال المنظم مع المتعاملين، والاستجابة الفعالة للمعلومات الواردة من هذا الاتصال، والمبادرة للاتصال والحوار مع المتعاملين، والاستجابة لاحتياجاتهم وتوقعاتهم واهتماماتهم، ومتابعة عمليات تقديم الخدمات للتعرف الى مستوى الرضا عن الخدمة ومكان تقديمها، والالتزام بروح الإبداع والمبادرة في إدارة علاقات المتعاملين، وتصميم وتطبيق منهجية لدراسة وتحليل ومعالجة شكاوى واقتراحات المتعاملين .
تلحق بذلك وحدة المقارنات المعيارية، وتتبع إدارياً لإدارة التميز المؤسسي قسم الجودة والتطوير، بمهمات إتاحة الفرصة لمقارنة أداء الدائرة مقابل ما يفعله الرواد في النشاط أو الأنشطة الأخرى، ومساعدة الدائرة في تحديد نقاط الضعف والقوة فيها في كافة المجالات، وتقليل التكلفة ودرجة المخاطر التي يمكن أن تواجهها الدائرة بتجنب الأخطاء التي وقعت فيها الجهات الأخرى، ومساعدة الدائرة على المنافسة بملاحظة الخبرات الجارية والتطورات الحادثة خارج بيئة العمل، ومساعدة الدائرة على استشراف المستقبل والتخطيط للأجل الطويل وفق البيانات والمعلومات والنتائج المتوفرة من خلال تطبيقها لأسلوب المقارنة المعيارية .
كما استحدثت وحدة الجودة، وتتبع لجميع الإدارات، حيث حددت مسؤولياتها بمتابعة تفعيل الهيكل التنظيمي والوصف بالإدارات، وتقديم المقترحات التطويرية بالتنسيق مع إدارة التميز المؤسسي، وتقديم المقترحات لتطوير أساليب العمل وفق نظام الجودة والأداء، وإعداد التقارير الدورية الخاصة بمتابعة تنفيذ مؤشرات الأداء ورفعها لإدارة التميز المؤسسي، ومتابعة الخطط التشغيلية بالإدارات، ورفع تقارير دورية بنسبة التنفيذ، والإشراف على تطبيق معايير التميز، ومتابعة تلبية متطلبات برنامج التميز الحكومي في الإدارات، ورصد ومتابعة أية شكاوى ومقترحات من قبل المتعاملين حول جودة الخدمات التي تقدمها الإدارات، ومتابعة استطلاعات قياس رضا الجمهور الداخلي والخارجي، والقيام بأي أعمال تكلف بها في مجال رضا المتعاملين بالتنسيق مع إدارة التميز المؤسسي .
وتم استحداث وحدة الشكاوى وتتبع لإدارة الشؤون الإدارية - مركز التواصل ومهماتها الإشراف على تطبيق نظام شكاوى المتعاملين ومتابعة الشكاوى المقدمة من المتعاملين وقياس نسبة تجاوب الوحدات التنظيمية مع الشكاوى المقدمة ودعم وسائل الاتصال مع المتعاملين، والمحافظة على مستوى الرضا العام والخدمات المقدمة من الدائرة وتحليل الشكاوى المقدمة ورفع تقرير دوري لإدارة التميز المؤسسي للاستفادة منه كمدخل في عملية التطوير .

قانون رقم (9) لسنة 2007م في شأن إنشاء دائرة الشؤون البلدية
قانون رقم (2) لسنة 1990م في شأن المجالس البلدية في إمارة أبو ظبي
  فئات التميز الإداري والوظيفي في بلدية عجمان
خطة لتطوير 26 نشاطاً للموارد البشرية في بلدية عجمان